キャプチャ＆イメージング

紙文書をデジタルコンテンツ資産に変換することで、さらなるアクセス性の向上、より的確なライフサイクルの管理、ビジネスプロセスとの統合を実現

昨今のデジタル革命にも関わらず、多くの組織がいまだに紙ベースで入手するビジネス情報を処理しなくてはなりません。紙文書の扱いには、管理や保管に費用がかかる、本質的に安全性に欠ける、利用やビジネスプロセスへの統合が難しい、といった問題があります。

紙文書をスキャンして電子フォーマットに変換することで、組織は次のような利点が得られます。

紙文書の保管コストの低減：紙文書は一度スキャンしてしまえば処分することができます。つまり、お金を払って書類整理棚や箱、倉庫を用意し、紙文書を詰め込む必要がありません。

• 紙文書の保管コストの低減：紙文書は一度スキャンしてしまえば処分することができます。つまり、お金を払って書類整理棚や箱、倉庫を用意し、紙文書を詰め込む必要がありません。

• 文書のビジネスプロセスとの統合：文書がビジネスプロセスの最初のステップとなったり、ビジネスプロセス内で参照されたりすることは珍しくありません。電子文書であれば、エンタープライズ・アプリケーションのプロセスと容易に関連付けることができる上、各種プロセスの合理化や意思決定の改善が可能となります。

• ビジネスの生産性向上：紙文書はコピーを作成しない限り、一度に1つの場所で一人の人しか使用することができません。Open Text ECM Suiteリポジトリを活用することによって、電子文書を検索し、同時に複数の人が閲覧できます。文書を短時間で探すことができるため、業務上の意思決定を向上させて生産性全体を高めることがきます。

• 文書のライフサイクル管理：紙文書と比較すると、ECM Suiteリポジトリ内の電子文書は、そのライフサイクルをより厳密に管理できます。ECM Suiteのレコードマネジメント機能により、電子文書を分類し、その保管や処理のスケジュールを企業のポリシーに従って管理できます。ライフサイクルが終了した文書は廃棄するか、またはECM Suiteのアーカイブ機能により低価格のストレージメディアにアーカイブします。

• 災害復旧：洪水や火災などの災害が発生した場合、あるいは社員が紙文書の保管場所を忘れてしまった場合、その文書は永遠に無くなってしまう恐れがあります。ECM Suiteリポジトリ内の電子文書は、社外の1つまたは複数の安全な保管場所に電子的にバックアップが作成されるため、大切な企業知識を確実に守ることができ、また災害が発生した場合でも業務を継続できます。

キャプチャ＆イメージング製品

Open Text ECM Suiteのキャプチ＆イメージング・コンポーネントは、次の製品によって提供されます。

• Open Text Imagingは、スキャナやファックス、電子メールなどの各種オフィスアプリケーションから発生するあらゆる種類のビジネス文書をキャプチャ、閲覧し、またエンタープライズ・アプリケーション内のあらゆる種類のビジネスオブジェクトと関連付ける理想的なソリューションです。

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