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Open Text Document Management

電子文書を収集、整理、管理、回覧

Open Text Document Management(旧Livelink ECM - Document Management）は、あらゆる種類の電子文書の完全なライフサイクル管理を提供する文書管理ソリューションです。Document Managementは、電子文書の保管と整理のための信頼性の高い単一リポジトリを提供します。

Document managementに基本的な投資をしていただくことで、次のような点が実現されます。

• 優れたコーポレートガバナンスの実践を実現し、コンプライアンスの未対応によるリスクを軽減

• より早く簡単に情報検索を可能にし、社員の生産性を向上

• 生産性の向上及び低コストでの展開と所有によるROI（投資収益率）の増加

• ニーズに合わせてDocument Managementを拡張することにより、他の技術投資も有効活用

次の特長をクリックすると、Document Managementの主な機能の詳細が表示されます。

• 電子文書を整理・共有

  Document Managementは、あらゆるファイル形式のあらゆる種類の電子文書を管理します。電子文書はフォルダ階層で整理され、作業方法により分けられた3種類のワークスペース（Enterprise Workspace、Project Workspace、Personal Workspace）内で管理されます。

• カスタムメタデータを文書に適用

  Document Managementでは、メタデータと呼ばれる付加情報を文書に関連付けます。メタデータには索引が付けられ、これを使用すると、特定の条件に基づいた文書の検索とレポートの生成が簡単にできます。各メタデータ情報は属性であり、カテゴリとして複数の属性をグループ化することで、任意の文書に関連付けることができます。独自の属性を追加して、属性の適合性を高め、クエリの精度を向上させることもできます。

• 他の分類階層に従って文書を分類

  元の場所にあるオリジナル文書に対し、複数の分類区分での関連付けを行うことができます。この機能は、文書の複数コピーを持たせずに、フォルダ構造で暗に示されている分類とは異なる分類に従ってDocument Managementリポジトリ内で文書を閲覧、検索することができます。

• 文書の格付けと評価を実施

  Document Managementでは、文書価値の格付けや批評の書き込みを行なって文書とともに保存し、他のユーザーから閲覧させることができます。最も高い格付の文書一覧をユーザーに提供したり、文書の使用状況を追跡して直近で頻繁にアクセスされている文書を表示します。

• 変更要求、レビュー、承認のプロセスを自動化

  Document ManagementのグラフィカルなWorkflow Designerツールにより、文書の変更要求やレビュー、承認処理など文書管理プロセスを自動化し、各プロセスを的確かつ確実に実行します。独自の要件または規制として課せられている要件に従い、プロセスを設計することができます。

• 一般的な文書作成ツールから直接作業

  Document Managementは、ユーザーにLotus Mail、Microsoft Word、Excel、PowerPoint、およびOutlookなど一般的なデスクトップ用作成ツールを使用して、リポジトリから直接文書を開き、保存することができます。Windows エクスプローラを使用して、ユーザーはデスクトップとリポジトリとの間で文書やフォルダをドラッグ＆ドロップすることができます。Document Managementは、WebDAVプロトコルもサポートしており、ユーザーはWebDAV準拠のデスクトップアプリケーションからリポジトリへ直接接続できます。

• 電子メール文書を設定されたリポジトリへ送受信

  特定の電子メールアドレスをLivelink ECM - Document Managementリポジトリ内のフォルダに割り当てることができるので、ユーザーは文書を添付して特定のフォルダに直接電子メールを送信することができます。リポジトリ内の各文書には、電子メール機能を持ち、文書のリンクまたは文書自体を任意の受信者に向けて電子メールで送信することができます。

• 権限管理により、文書へのアクセス権を細かく調整

  Document Managementリポジトリ内の文書またはフォルダに対して、最大9レベルの権限を設定できます。これにより、企業ポリシーに基づいて個人およびグループに与えるアクセス権の種類を細かく調整することができます。例えば、文書を参照する権限さえないユーザー、文書を参照するだけの権限を持つユーザー、また、文書の変更や削除ができるユーザーを指定できます。

• すべての文書に関わる実行イベントを監査

  Document Managementの包括的な監査証跡機能を使用して、文書に対して行われるすべての実行イベントの日付、時刻、実行者を自動的に記録します。記録される実行イベントには、文書作成、名前の変更、予約または予約解除、バージョンの追加または削除、参照などが含まれます。

• 簡易的な検索や詳細な検索によって、文書を検索

  Document ManagementのWebインタフェースには、すべてのページに簡単な検索バーが設置され、フォルダ内またはリポジトリ全体にわたって全文検索や自然言語による検索機能がサポートされています。また、システムメタデータやカスタムメタデータ、分類区分、ブール演算子、および Soundex（発音類似） やシソーラスなどの修飾子を使った検索クエリを作成するための高度な検索フォームも用意されています。検索結果ページでは、検索ランキング、自動的な要約表示、結果から導きだされたテーマカテゴリ、強調表示、類似検索を提供します。ユーザーは、クエリ、結果のスナップショットおよび複数の検索フォームテンプレートを保存できます。

• 文書のバージョンを制御・管理

  Document Managementのチェックアウト、チェックイン機能を使用して、文書バージョンを管理し、複数の作成者が互いの作業を上書きしないようにします。ユーザーが文書をチェックアウトしている場合、他のユーザーからは参照できますが、変更はできません。ユーザーは、文書のバージョン履歴すべてにアクセス可能なため、前のバージョンの内容も参照できます。

• 文書使用状況レポートを生成

  Document Managementには、サイズの大きい文書の一覧や指定したユーザーが所有する文書の一覧など、予め定義済みのレポートが用意されています。また、Document Managementには、カスタムレポート作成のためのレポート作成ツールもあります。

• 複合文書を管理

  Document Managementのコンパウンドドキュメント・コンテナを使用して、複数の文書ファイルから構成される複合文書を管理します。複合文書内で、サブ文書を順序よく並べたり、入れ子になった複合文書を作成することができます。複合文書のメジャーリリースとマイナーリビジョンを作成するとともに、特定のリリースやリビジョンに対して直接リンクを貼ることができます。

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