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Open Text Extended ECM
for SAP® Solutions

SAP®環境におけるエンタープライズコンテンツマネジメント

企業や官公庁を問わず、ビジネスプロセスの大半でトランザクションデータとビジネスコンテンツが存在しています。Open Text Extended ECM（SAP Extended ECM by Open Text」としてSAP社が再販）は、包括的なエンタープライズコンテンツマネジメント機能（文書管理、レコードマネジメント、コラボレーションの機能など）を組み込んだ、SAP ERPのトランザクションプロセス管理機能を拡張した製品です。Open Text Extended ECMを使用すると、ERPとECMの世界が単一のソリューションとして統合されるので、レコード（記録）の不適切な管理に伴うリスクとコストの削減、インフォメーションワーカーの生産性向上、法的規制への対応力の強化を実現することができます。

ビジネスプロセス（ケースマネジメント、租税および収入管理、助成金管理、契約管理、アジェンダ管理、ベンダー請求管理、予算策定、パフォーマンス管理、リース契約管理、HRプロセスなど）では、紙、電子フォーム、電子メール、オフィス文書などの大量のビジネスコンテンツを扱わなければなりません。また、これらのコンテンツのキャプチャ、管理、保管、保存、配布は、適切なユーザー、適切な時期、適切な場所で行われなければなりません。ここで示した「適切なユーザー」とは、当該情報を参照する権限があるユーザーのみを意味します。そして、「適切な時期」とは、こうしたユーザーが情報を必要とする時にすぐに参照できることを意味します。SAPユーザーにとって「適切な場所」とは、使用しているSAPインタフェース内から直接実行される、SAPトランザクションのコンテキスト内にあります。もちろん、SAPユーザー以外のユーザーであっても、Open Text Extended ECMのネイティブWebインタフェースを介すればアクセスすることができます。

Open Text Extended ECMは、コンテンツの全ライフサイクルを通してあらゆる形式のコンテンツが管理されます。Open Text Extended ECMでは、文書を安全に自動的にキャプチャ、保管、編成する機能と、アーカイビング、レコードマネジメント、イメージングの機能が組み合わされています。さらに、チームコラボレーション、コラボレーティブワークフロー、検索の機能も備えています。

Open Text Extended ECMによって、生産性と情報のアクセス性を向上させながら、リスクを軽減できます。エンタープライズコンテンツとレコードマネジメントとしての義務を支え、組織全体のパフォーマンスを向上させることに適したソリューションとしては、他に類を見ない位置を占めています。

Open Text Extended ECMの主な機能

• 包括的なECM: Open Text Extended ECMは、コンテンツ中心のビジネスプロセスを管理可能な本格的なECMアプリケーションとして、トランザクション中心のプロセスを管理するSAPアプリケーションの機能を補完します。また、アーカイブされたSAP文書の操作ログ、たとえば誰がいつ、どういう理由で文書を閲覧または編集したかなどをチェックできます。アーカイブやレコード管理されているSAPオブジェクト全体にわたり、強力な全文検索を実行できます。

• イメージング:大量、少量のスキャニング要件の管理、電子フォームの認識、メタデータ・タギングの自動化、スキャンしたイメージへの拡張機能を実現します。主要な業務システムとスキャン用ハードウェアに対応し、迅速かつ経済的に紙文書をデジタルビジネス資産として変換します。コンテンツを標準化されたフォーマットに自動的にレンダリングし、将来的な可読も実現します。

• 仮想ビュー:どの場所からもビジネス関連の文書にアクセスできるので、一貫した情報の流れが確保され、グローバルなビジネスプロセスの効率が高まります。複数のSAPシステムと非SAPシステムからのコンテンツを統合し、仮想ビューを生成します。

• SAPデータとSAP文書に加え、ECMコンテンツもアーカイブ:SAPアプリケーションから得られるデータと文書に加え、Open Text Extended ECMアプリケーション内のコンテンツを含む、数ペタバイトものデジタルコンテンツをアーカイブします。 しかもコンテンツの検索や応答においては、迅速かつ信頼性・透過性が維持されてます。 コンテンツを変更不可の外部ストレージメディアに書き込み、書き込んだコンテンツをタイムスタンプで認証し、監査証跡をアーカイブ内で保持します。ファイルシステム内にあるコンテンツの複製インスタンスを検知し、重複しているコピーを削除してコンテンツを自動的に圧縮します。アーカイブ用のストレージハードウェアを指定するルールも定義可能です。

• レコードマネジメント:電子的、物理的な記録のライフサイクルを、社内ポリシーと法的な規制要件に従って管理します。分類方法、保管期間、および処理ポリシーを策定します。廃棄が予定されている項目を把握します。 迅速な災害時の復旧に向けて重要で公的な記録を特定します。

• 米国防総省5015.2の記録管理の認定: Open Text Extended ECMは、米国防総省5015.2 Chapter 2およびChapter 4を含む記録管理に関して、国際的に認められた規格への対応を認定されています。

• SAP-Endorsed Business Solution & Powered by SAP NetWeaver®: Open Text Extended ECMは、SAP社のEndorsed Business Solutionプログラムに基づいて、SAP社から認定されています。このプログラムに相応しい製品として、Open Text Extended ECMはSAP社から「Powered by SAP NetWeaver」認定を受けています。

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