従業員リレーションシップ管理

人事部門は責任を持って、全従業員に関する最新情報が利用できるようにしておく必要があります。例えば、住所変更、休暇日数、プロフェッショナルトレーニングへの参加などを管理する必要があります。この管理が手作業で行われることもよくあります。例えば、人事部門が紙のフォームからデータを人事システムに入力する場合、データは再入力されることになります。さらに、休暇申請や出張申請などでは複雑な承認プロセスも多く発生します。こうしたやりとりは従業員とその管理者との間で行われますが、人事部門はこれを管理する必要があります。

オープンテキストのソリューションは、Webベースのインフラを提供し、こうした手作業のタスクに対するソリューションです。従業員は出社日数や初期の承認プロセス（出張申請やプロフェッショナルトレーニングへの参加申請など）といった個人データにアクセスして、更新することができます。このソリューションはSAP Employee Self ServiceやSiebelアプリケーションに組み込むことも、スタンドアロンソリューションとして利用することもできます。

• 適用ソリューション: ビジネスプロセスマネジメント, 文書管理&コラボレーション, SAP製品対応ソリューション, ナレッジマネジメント

休暇申請 & 承認

休暇の処理は通常、厳格な社内規程に従って行われます。手書きした紙のフォームによる承認プロセスでは、時間がかかるうえに、会社側にとっても従業員にとっても満足できている状態ではありません。この手作業での処理にかかるコストは、リクエスト要求に必要な確認・承認プロセスへ送って提出者に承認結果を通知する電子フォームを作り上げれば、簡単に削減できます。SAPソリューションに統合すれば、休暇申請が承認された場合、休暇データベースが更新されます。

• 処理時間の短縮

• 手作業での処理にかかるコストの削減

• SAPソリューションとの統合

• 適用ソリューション: ビジネスプロセスマネジメント, SAP製品対応ソリューション

従業員記録ファイル

在職中の従業員だけでなく、離職した従業員であっても、その記録は何年も保管しておく必要があります。紙を使った記録を保存しておくには、かなりのスペースが必要になるだけでなく、手作業での処理も多くなります。従業員の記録には、不完全なものや間違いのあるものが多くあります。紙の記録を保管、アクセス、手作業での仕分けを行うと、コストと時間がかかり、不完全な情報や誤った情報に基づいて決定を行うことになります。1人の従業員の記録を手作業で処理するのにかかる年間平均コストは15～30ドルです。間違った場所に保管されている文書を探し出すには、およそ120ドルかかります。統合されたECM（エンタープライズコンテンツマネジメント）ソリューションを使用すれば、保管コストを削減して、人事部門が管理するための作業量（手書きの紙の処理など）が軽減され、従業員へのサービスが向上します。

従業員記録ファイルには、次のような利点があります。

• 手書き文書の処理がなくなる

• SAPシステムにシームレスに統合可能

• 時間の無駄や従業員のファイルにおける誤ったデータや不完全な複製データからの誤認識を排除

• 適用ソリューション: アーカイブ&イメージ管理, ビジネスプロセスマネジメント, 文書管理&コラボレーション, SAP製品対応ソリューション

新規雇用 & 退職

新規に社員を雇用すると、多くの仕事が発生します。新入社員が初日から業務を開始するためには、デスク、電話、電子メールアドレスなどが必要です。また、従業員が退職する場合も同様です。ユーザーアカウントを削除して、電話番号を切り替えて、鍵や備品を返却させる必要があります。

オープンテキストのソリューションを使用すれば、ワークフローによる統制管理を行なうことができます。関連部門（IT部門、業務マネージャーなど）にタスクを割り振って、すべてを効率的に実行できるようにします。こうした処理を自動化することにより、各マネージャーの作業量は大幅に低減され、本来の業務に集中できます。

• スタンドアロン、SAPソリューションへの組み込み、どちらも可能

• 新入社員が初日から業務を開始可能

• 従業員の退職手続きを安全に実行

• 管理業務の作業量を削減

• 適用ソリューション: アーカイブ&イメージ管理, ビジネスプロセスマネジメント, コンプライアンス＆ガバナンス, 文書管理&コラボレーション, SAP製品対応ソリューション

各種規程 & 手続き

新入社員を雇用すると、数多くの書類作業が発生します。こうした書類は保管して複数の部門に送り、この新入社員が企業の一員として必要な情報を入手できるようにする必要があります。企業は、新入社員がすぐに業務を開始できるようにし、組織に馴染ませて従業員の離職率を低くしていかなければなりません。多くの場合、新入社員が組織の一員として業務を開始できるようになるまでには何日もかかることがあります。オープンテキストのソリューションを使用すれば、新入社員がすぐに業務を覚えて生産性を上げるために必要なツールを入手できるため、非常に大きな利点があります。例えば、オープンテキストのワークフローソリューションを使用すれば、パスワード、ITアクセス権、身分証明書、アクセスキーなどの情報を様々な部門から自動的に収集でき、業務開始時に新入社員に送り届けることができるため、入社時のプロセスを効率的に行うことができます。この新規雇用プロセスにより、従業員のストレスは軽減されます。

• 適用ソリューション: ビジネスプロセスマネジメント, 文書管理&コラボレーション

人材採用

オープンテキストの人事向けソリューションを使用すれば、組織は人材採用の応募を処理するのにかかる時間と労力を削減しながら日常の管理業務を行い、雇用にかかるコストを抑えることができます。例えば、推薦状を送って求人している該当マネージャーへコンタクトし、面接日程を決める場合、事前に応募対象の職務内容と求人リストが履歴書や推薦状と合致していなければなりません。

オープンテキストのソリューションを利用すれば、人材応募に関するプロセスの効率を向上できます。まず、人事部門が電子的に応募書類に目を通し、安全に保管し、新規雇用プロセスに関係する各担当者にすばやく配布します。オープンテキストのソリューションでは、雇用プロセスの監査追跡ができる上、関連文書も利用できるので、プロセスを効率的に管理できます。そのため、雇用にかかる時間とリソースを削減できます。雇用プロセスを合理化することで、組織は時間のかかる採用プロセスも短縮できます。

適用ソリューション: ビジネスプロセスマネジメント, 文書管理&コラボレーション, SAP製品対応ソリューション, Project Management

スキル管理

業界によっては、労働条件が急速に変化する中で従業員が取り残されないよう新しいスキルを身につけるために平均で業務時間の2パーセントを割いている業界があります。従業員が平均3年ごとに転職し、人件費が会社の経費のかなりの割合を占めていることを考えれば、従業員のスキルレベルを効果的に見積って管理する必要があることは明らかです。積極的にスキル管理を行えば、企業は従業員の社内ナレッジやその理解力を効果的に監視、分析、発展させることが可能です。

スキル管理には次のような利点があります。

• 特定の分野に関するスキル不足を容易に判断できる

• トレーニングや新規採用において、スキル不足を解消するための計画を立案

• 特定のプロジェクトチームや新規の社内プロセスでスキルの高い従業員を集め、再編時や組織変更時にリソースを再配分して編成可能

• 適用ソリューション: Livelink ECM - Accreditations Server, Livelink ECM - Eloquent Media Server

勤務時間管理＆承認

企業の効率性と生産性を最大に保つためには、従業員の勤務時間を正確かつ迅速に報告することも重要です。これは、支払対象となるプロジェクト時間でも有給休暇でも同様です。時間がかかる上に間違いやすい紙ベースのプロセスを避けるために、オープンテキストは、時間管理をリアルタイムで報告するためのWebベースのソフトウェアを提供しています。

オープンテキストのソリューションを使用すれば、従業員はプロジェクト、通常業務、休暇に関する時間を、いつでもどこでも、紙ベースのシステムに比べるとわずかな時間で報告することができます。

• 請求に関するトラブルが減少し、請求サイクルにかかる時間を大幅に削減

• リアルタイムにオンラインでステータスを確認

• 電子メールでのリマインドや通知、例外に基づいた管理承認を利用

• 適用ソリューション: ビジネスプロセスマネジメント, SAP製品対応ソリューション

トレーニング & 認定プログラム

今日のビジネス環境では、組織は少ないリソースで競争力を保ち、革新を続ける必要があります。組織は、出張費や経費をあまりかけずに、世界中に分散した従業員を効率的かつ効果的にトレーニングする必要があります。一般的に、次のような問題があります。

• 新規採用される従業員の数は増えているのに、トレーニングの予算は減少

• 高い出張費により、社内のトレーニング担当者が動き回れない

コースコンテンツ、利用方法、理解度について効果的に追跡できないため、トレーニング担当者のROI（投資収益率）を正確に見積もることができず、企業からの支援が弱くなっています。

Webベースのオンライントレーニングソリューションには、効果的にトレーニング担当者をサポートするインフラが用意されています。次のような利点があります。

• 別の場所にナレッジを継承するための出張が減少、または必要がなくなり、トレーニングや出張にかかるコストを大幅に削減

• 従業員の効果を正確に把握

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