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Open Text Records Management

あらゆる社内記録と、紙・電子フォーマットの情報の保持に向けた、完全な統合ライフサイクル管理を提供

Open Text  Records Management(旧 Livelink ECM - Records Management)は、レコードマネジメント機能を提供し、文書のライフサイクル全体の管理と企業全体のレコードマネジメントが実現できます。

Records Managementは、組織に属する全員が企業ポリシーに従って会社が保有する記録をすべてファイリングできるようにし、これにより、法規制遵守を確保し、監査や訴訟に関わるリスクを低減します。

Records Managementにより、すべてのユーザーが標準のWebブラウザからレコードマネジメント機能にアクセスできます。画像、紙、ワープロ文書、スプレッドシート、電子メールなど、あらゆる形式の情報にアクセスするための共通のインタフェースが採用されており、エンドユーザーには電子レコード管理の複雑さが排除され、そのプロセスを意識せずに自動化されたシステムで提供されます。

次の特長をクリックすると、Records Managementの主な機能の詳細が表示されます。

• メタデータを使った検索機能の強化

  レコード管理者は適切な権限を持つことにより、登録された文書に分類メタデータを簡単に添付し、検索機能を強化することができます。メタデータには索引が付けられ、カスタム条件に基づき、文書に関するレポートの検索、取得、生成がより簡単にできます。

• 分類を使った保存と廃棄のルールを同期化

  レコードを分類するとすぐに保存と廃棄のルールを呼び出します。

• 物理的なストレージ要件をサポート

  Records Managementには、Physical Objectsモジュールが用意されており、紙の記録、デバイスなどの物理的アイテムに対して、Livelink ECMインタフェースに各オブジェクトの図を追加して管理することができます。さらに、フォルダ、箱、棚などの物理レコードには、Records Managementインタフェースから直接、XMLベースのカラーラベルやバーコードラベルの使用がサポートされています。

• 定期的なレコードのレビュー

  管理者は、定期的に重要なレコードをレビューし、適切な分類と廃棄を行なうことができます。

• あらゆるレベルの精度でアクセスコントロール

  すべてのRecords Managementオブジェクトに対してアクセスコントール・リストを提供し、セキュリティ設定を全体レベルで修正できるようにします。.

• 包括的なレコード・シリーズ識別機能の提供

  Records Managementによりユーザーは次のことが実現できます。レコード・シリーズ識別子（RSI）を作成して、各RSIの廃棄スケジュールを定義する。どのレコードがどのRSIに属するかを定義するRSI適用ルールを作成する。ルール検索を行い、あるRSI値がマークされている文書を返す。RSIまたはRecords Managementオブジェクトを関連付けるファイル計画を作成する。

  
  
  

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