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Open Text Email Monitoring
for Lotus Notes

規制対象となる電子メールコミュニケーションすべての
ライフサイクルを把握・管理し、証拠開示を効率化

Open Text Email Monitoring for Lotus Notes(旧Livelink ECM - Email Monitoring for Lotus Notes）は、特定のアカウントによる全送受信メールのコンテンツをアーカイブ・検索するための信頼性が高いソリューションを提供します。特定ユーザーとグループの電子コミュニケーションすべてを完全にアーカイブし、監査対応を実現します。  

例えば、ジャーナルと呼ばれる、電子メールすべてのコミュニケーションを取得する処理によって、金融機関において法的規制で要求されるすべてのディーラーやブローカーのコミュニケーションを迅速に監査することが可能になります。

次の特長をクリックすると、Email Monitoring for Lotus Notesの主な機能の詳細が表示されます。

• 分類に従って、電子メールの保存と廃棄を管理

  Email Monitoring for Lotus Notesは、すべての電子メールの保存と廃棄管理を体系化し、、電子メールの保存期間と自動的な廃棄時期を決めることができます。
  
  さらに、自動分類機能によって、関連するメタデータを電子メールコンテンツ（重要フラグや日付など）から抽出し、適切な分類と保存ライフサイクルを適用します。指定された期間が過ぎると、Email Monitoring for Lotus Notesがアーカイブされた電子メールの削除を実行します。

• 情報の保存方法の管理

  法的規制は、情報を保存する期間だけでなく、どのように保存しておくかを規定する場合があります。例えば、SEC 17a-4では、適切なディーラー、ブローカーのやりとりを3年間、上書きできないストレージメディアに保管することが要求されます。Email Monitoring for Lotus Notes を利用することで、電子メールが法的規制に準拠して、適切なストレージメディアに保管されるという確実なプロセスを自動化することができます。

• 電子メールを誰が検索、取得、参照したのかを監視

  包括的な監査証跡機能により、アーカイブから特定の電子メールを取得・参照した人物の記録情報を提供します。この監査証跡には、ジャーナルメールに関して実行されたイベントの履歴が含まれます。対象アイテムに対して実行された操作の種類、操作の日時、操作を実行したユーザーが一覧表示されます。ファイル名の変更やメタデータの更新など操作変更が含まれる場合は、監査証跡として古い情報が反映されます。

• 高性能なOpen Textの検索エンジンを使用して電子メールコンテンツを検索

  高度な検索フォームでは、管理者や監査者がシステムメタデータやカスタムメタデータ、保存と廃棄の分類、ブール演算子、および Soundex（発音類似） やシソーラスなどの修飾子を使った複雑な検索クエリを作成することができます。検索結果ページでは、検索ランキング、自動的な要約表示、結果から導きだされたテーマカテゴリ、強調表示、類似検索を提供します。ユーザーは、クエリ、結果のスナップショットおよび複数の検索フォームテンプレートを保存できます。
  
  検索した電子メールには、検索結果からワンクリックでアクセスでき、メッセージをすぐに取り出して表示することができます。

• 管理機能オプションによる拡張

  アーカイブされた電子メールコンテンツをランダムにサンプリング抽出し、社内のレビューワー（検閲者）に回覧する処理を自動化します。レビューワーは、外部規制機関の要求（SEC 17a-4など）、または社内規則の要件（営業見積のモニタリングなど）に従って、電子メールを評価できます。

• クライアント側でインストール準備の必要がない

  ユーザー側に個別にインストールする必要がないので、組織内のユーザー何人にでも、必要なだけ、タイムリーかつ効率的に適用することができます。さらに、ユーザーの電子メール機能の動作には何の変化もなく、迅速な導入を確実に行うことができます。

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