契約管理

契約書は、企業取引を保護する法的根拠となります。雇用契約、購買契約、取引先との保守契約や提携契約など、契約書は企業の大部分の部門で広く使用されるため、企業全体を通じて契約書の完全性、有効性、トレーサビリティ、不可変性を確保することはビジネス上の責務です。契約書によって、企業の商業投資は守られ、ビジネス上の正しい決定を下すことができる上、訴訟のリスクを減らすことになります。

組織は、契約書の作成から履行、修正、満了に至るまで、そのライフサイクル全体を通じて管理する必要があります。オープンテキストのソリューションは、契約書管理に関する次のようなポイントを支援します。

• すべての契約書に迅速にアクセスできる集中化された標準リポジトリ

• ERP（エンタープライズ・リソース・プランニング）環境やデスクトップ環境へ容易に統合

• コンプライアンスやコーポレートガバナンスのガイドラインを確実に遵守

• アクセス権の制御

• 標準およびカスタマイズ可能な契約書テンプレート

• 適用ソリューション: Open Text Contract Management,

電子メール監査

企業・組織は、規制対象となる電子メールによるやりとりすべてのライフサイクルを取得、管理し、その開示プロセスを効率化する必要があります。例えば、電子メールのジャーナル機能を用いて、金融サービス機関（規制によりディーラーとブローカー間のやりとりをいつでも監査できる状態にしておかなくてはならない）は、法規制を確実に遵守できます。

電子メール監視ソリューション（Lotus NotesおよびMicrosoft Exchangeに対応）により、電子メールによるやりとりすべてのライフサイクルを容易に取得、管理できます。このソリューションには次の特長があります。

• 法務・訴訟プロセスを支援

• ジャーナル処理した電子メールの安全性を確保

• コミュニケーションの可視化により、コンプライアンスを遵守

• 本格的なコンプライアンス・ソリューションに拡張

• 適用ソリューション: Email Monitoring for Lotus Notes, Email Monitoring for Microsoft Exchange

訴訟支援

訴訟に対する準備とは、リスクについて理解し、またリスクを回避するために前もってすべきことを把握することです。訴訟に対する準備態勢が整っていれば、実際に訴訟が起こったときの対応がはるかに容易になります。

契約管理、知的財産管理、電子メールの監視と管理、レコードマネジメントといった取り組みは、すべて訴訟に対する準備に必要なステップです。

また、適切な前後関係の中でコンテンツにアクセスできれば、訴訟準備の際にも効果的です。オープンテキストのソリューションでは、次のポイントを支援しています。

• 開示の申し立てに対し、迅速かつ明確に対応

• 一元化された集中インタフェースにより、適用される法的手がかりへの関連記録を保護

• 適切な担当者が一連の対応書類を評価できる強力なプロセスを実装

• 何千あるいは何百万もの電子フォーマット文書の作成を支援

• 適用ソリューション: コンプライアンス＆ガバナンス, 電子メールアーカイブ＆マネジメント, ナレッジマネジメント, レコードマネジメント

特許申請と知的財産

特許申請のサポートには、特に先発明制度がとられている米国では、難しいプロセスが求められます。つまり、発明の正確な日付で法的に正当な記録が必要であり、このことは、特に電子システムにおいては大きな課題です（米国以外の多くの国では、発明の優先順位は、特許申請が特許局により受理された日に基づいて決定されます（先願制度）。

従来、署名と日付のある紙の記録と確実なマイクロフィルム画像だけで、特許の手続きには十分でした。現在は、電子署名を付与した、または外部機関による電子公証を経た、同等の電子文書が開発されています。しかし、こうしたプロセスの受け入れには時間がかかる可能性があり、法的な新しい判例に左右されます。結果として、多くの場合、重要な記録と文書は印刷またはマイクロフィルム化され、第三者の下で評価、アーカイブされます。

ECMシステムにより、電子記録や物理記録の追跡、また記録したレコード同士の対応付けが容易に行なえます。つまり、純粋に電子的手段によって知的財産を守ることにリスクが無いことを意味するのです。

適用ソリューション: ビジネスプロセスマネジメント, 文書管理&コラボレーション, ナレッジマネジメント, Project Management

レコードマネジメント

組織におけるすべての従業員が社内規則に従って企業の所有物を整理できるようにし、これによって法規制を確実に遵守するとともに、監査や訴訟に関連するリスクを減らすことが求められています。

Livelink ECM - Records Managementにより、紙ベース、電子フォーマットに関わらず、すべての社内記録および保有する情報に対する、包括的な完全なライフサイクルマネジメントが可能となります。これにより、お客様には次のようなポイントが提供されます。

• 米国防総省の5015.2標準に対応

• リスク負担の最小化

• 生産性の向上

• 企業保有物の保全性を確保

• 適用ユーザーの増大

• 展開コストの削減

• 適用ソリューション: レコードマネジメント