資産管理

資産が老朽化するに従い、法規則への遵守が難しくなり、セキュリティ要件が高まることで設備の取得や保守にかかるコストが増加する場合、プロの資産管理者にとってのベストプラクティスには次のような方法があります。

• 契約、図面、マニュアル、メンテナンス指示をLivelink ECMで管理し、非構造化コンテンツをERP（エンタープライズ・リソース・プランニング）システムの該当する情報に関連付け

• Livelink ECMを使用すれば、資産自体の場所に基づいて必要な非構造化コンテンツを探し出せる

• Livelink ECMラーニング管理ソリューションを使用すれば、保守・運用を担当するスタッフは実行するタスクに適したトレーニングを受講可能

適用ソリューション: アーカイブ&イメージ管理, ビジネスプロセスマネジメント, 文書管理&コラボレーション, SAP製品対応ソリューション, Project Management

文書ライフサイクル管理

規制のある業界では、競合他社に先駆けて新製品をすばやく市場に展開するために、文書の作成、修正、承認、発行の各プロセスで法規制遵守が欠かせません。

オープンテキストのソリューションは完全にWebベースのソリューションとして、統制管理されたライフサイクルを通じて標準的な運用処理、品質保証レポート、法規制遵守などにより、重要な文書を管理できます。このソリューションで次のことが実現できます。

• 重要な文書化の実行中に一貫性を維持

• 文書に正しく改訂が行われるようにすることで、レビュープロセスを統制管理

• 組み込みのワークフローとセキュリティ機能によって承認プロセスを管理

• 組織のポリシーと規制要求事項に従って文書が発行されるようにプロセスを自動化

• 適用ソリューション: Content Lifecycle Management

電子メール管理

電子メールサーバーに保管された情報が曖昧な場合、これを評価して理解するのはますます難しくなります。どのような情報なのかがわからなければ、監督機関による監査の際に有効に検索したり、注文書を見つけ出せないばかりか、安全に削除することもできません。価値の高い情報を自動的かつ確実な分類方法で行い、よりアクセスしやすいシステムへ移行するターゲットアプローチが必要です。

オープンテキストのソリューションを使用すれば次のことが実現できます。

• 電子メールコンテンツの管理、維持、削除を行うプロセスを定義、保証、統制管理

• 既存のエンタープライズレコードマネジメントのポリシーを拡張して電子メールにも適用

• 法規制や訴訟対策ポリシーに従って、電子メール記録の全ライフサイクルを管理

• 法的判断によって情報開示できる電子メール記録を保存

• 電子メールコンテンツからその価値を最大限に引き出す

• 電子メールコンテンツの必要保存期間、セキュリティ、証拠重要性を確保

• 米国DoD 5015.2に準拠

• 適用ソリューション: 電子メールアーカイブ＆マネジメント

ナレッジマネジメント

知的資産を十分に活用できないという課題に直面している企業では、社内ナレッジが様々なオペレーティングシステム、複数のリポジトリ、様々なネットワークや場所に分散し、対応するのに容易ではありません。様々なシステムを実行し、肥大化し続ける複数のリポジトリをサポートするためにコストが高くなる上、従業員が異動するたびにナレッジが失われるという事態は企業にとって望ましくありません。

Livelink ECM - Knowledge Managementを使用すれば、ナレッジを共有する文化を培い、組織内での情報流通を加速させることができます。このソリューションを使えば次のことが実現できます。

• 分散された情報サイロ（縦割）を統合

• 電子メールによるディスカッションからナレッジを収集

• 社内外のナレッジソースからナレッジを検索

• テーマごとの専門家を特定可能

• 高度な検索機能を利用してすばやくナレッジを検索

• 適用ソリューション: ナレッジマネジメント

レコードマネジメント

Livelink ECM - Records Managementを使用すれば、紙のフォームや電子フォームに関わらず、社内記録や情報をすべて包括的かつ完全なライフサイクルで管理することができます。組織の全員がポリシーに従ってすべての社内情報をファイル可能なため、法規制を遵守して監査や訴訟に関するリスクを低減できます。オープンテキストのソリューションで次のことが実現できます。

• 米国国防総省の規格である5015.2法規則に準拠

• リスクを最小限に抑制

• 生産性を向上

• 社内情報の一貫性を維持

• 利用ユーザーの増加

• 展開コストを削減  

適用ソリューション: レコードマネジメント

仮想ファイルシステム

Livelink ECMには、ファイルサーバーを安全でスケーラブルな集中ネットワークファイルシステムに置き換えられるサービスが用意されています。各個人が集中管理されたアクセス権と全アクセスが監査された状態で、シングルサインオンを通じて職務に基づきファイルにアクセスします。利用可能なアクセス方法は次のとおりです。

• LivelinkのWebブラウザベースのインタフェース

• Microsoft Officeおよびデスクトップアプリケーション

• WebDAV（業界標準の文書プロトコル）

• Livelink ECMに用意されているWebサービスAPI

• 適用ソリューション: アーカイブ&イメージ管理, 文書管理&コラボレーション