レコードマネジメント

リスクを軽減し、企業の説明責任への対応を促進

業種や国を問わず、あらゆる企業は無数の政府規制、業界標準、内部手続きという枠内で運営されなければなりません。事実上、これらの規制、標準、規則のほとんどはある種の文書形式を備えています。ある場合には、規則や規制によって文書自体の管理が規定されています。このような例としては、文書の保管場所、保管形式、保持期間、廃棄時期などがあります。

いずれの企業も、様々なコンテンツを日々生成しています。例えば、電子メール、紙書類、電子文書(規定集、契約書、報告書ほか)、デジタル資産(画像、音声、映像、プレゼンテーションほか)などがあげられます。コンテンツによっては重要ではないもの(同僚間で交わされた会議時間の確認メールなど)もありますが、コンテンツのほとんどは事業の運営にとっては不可欠なものです(契約書、監査報告書、人事情報など)。

法令遵守をサポートしリスクを低減するには、重要な記録のライフサイクル全体を管理するとともに、重要ではないコンテンツや古くなったコンテンツを削減して、コンテンツ管理コストを削減することが重要です。

Open Text ECM SuiteのRecords Managementコンポーネントでは、緻密な保存・廃棄ルールを各コンテンツ資産に関連付けることによって、コンテンツオブジェクトのライフサイクル全体を管理できます。これらのルールは、従来よりも廉価なストレージメディア上でコンテンツを削除したりアーカイブしたりすることが可能な場合や、実行する必要がある場合に適用されます。

Records Managementコンポーネントは、レコードマネジメント機能を次のような様々な形式のエンタープライズコンテンツに適用できます。

紙文書と電子ビジネス文書

電子メール

Microsoft Office SharePoint Serverで管理されるコンテンツ

SAPで管理されるコンテンツ

ファイルシステムに保管されているコンテンツ

契約書

規制対象になっている文書

トランザクションコンテンツ

オープンテキストのレコードマネジメント製品ラインアップ:

• Open Text Records Management は、電子または物理的フォーマットに関わらず、あらゆる企業情報資産のライフサイクル全体を管理することによって、コンプライアンス対応とリスク低減を実現します。コンテンツの期限管理を行い、期限切れの際には確実な廃棄処理を実行します

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