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レコードマネジメント

ビジネスにおける重要な情報のライフサイクルを管理・統制

"Using the OpenText records management and classification practices, we have been able to reclaim over one terabyte worth of storage space as people are cleaning up in addition to classifying content. It is estimated that we will reduce the legal fees associated with e-discovery by 50 percent annually."

Scott Granger, Manager, Intranet Portals and Content Management at Sprint
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OpenText レコードマネジメントソリューション

  • 概要
  • ビジネスニーズ
  • 製品
  • リソースセンター

概要

レコードマネジメントの概要

レコードマネジメントの重要なポイントは、リスクとコスト削減を実現することです。弊社が提供するエンタープライズレベルのレコードマネジメントプログラムは、組織における社外の制限と社内のポリシーに従ってコンテンツの保存、廃棄を管理することができます。 企業で持つ様々な情報ソースが中央の情報ガバナンスを通じて管理されることにより、共通ルールの無いシステムでは達成できないレベルの統一性が実現されます。こうした ガバナンスの下、すべてのコンテンツソースにポリシーを統一して設定および実行できるようになります。また、組織における戦略的な措置の一つとして、管理されていない情報に対するリスクを最小限に抑えることが可能です。さらに、統制管理が実現されることにより、関連のある適切な情報をタイムリーに見つけることができます。 情報が存在しない場合はポリシー、法律、法令に従ってコンテンツが削除されたことを正式に証明することができます。

レコードマネジメントでは、レコードの作成から最終的な廃棄に至るまでレコードを維持するための構造的かつ透過的な方法を提供することにより、企業の説明責任を強化し、法令に準拠し、監査や訴訟に関連するリスクを最小限に抑えることができます。

注目製品

OpenText Email Archiving for Exchange

Exchangeのパフォーマンスを最適化します。ユーザーは従来の環境で作業しながら、アーカイブされたメッセージについてもMicrosoft Outlookからワンクリックで取得できます。

  • 電子メールサーバーのパフォーマンスを最適化し、コストを削減
  • 法律および規制の要件に準拠
  • ユーザー主導のアーカイブまたは自動化されたルールベースのアーカイブをサポート
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OpenText File System Archiving

共有ファイルシステムから単一のリポジトリへのキャプチャを自動化して、コンテンツの整合性の確保、冗長性の回避、ストレージコストの削減、およびレコードマネジメントを実現します。

  • データの冗長性とIT資産を削減
  • 管理されたリポジトリ内にデータをまとめて保存
  • エンドユーザーにシームレスなアクセスを提供
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OpenText Content Suite Platform

拡張性の高いWebベースのイメージング、ドキュメント管理、ワークフロー、検索、レコードマネジメント、およびアーカイブ機能が統合されたシステムです。企業全体の電子コンテンツと紙などの物理コンテンツを整理して共有するための機能を十分に備えたセキュアな単一のプラットフォームが用意されています。

  • コンテンツをビジネスプロセスに統合
  • ビジネスの流れに即してコンテンツを提供・共有
  • コンテンツの価値を最大化し、コンテンツに関連するリスクとコストを最小化
  • コンテンツのセキュリティと整合性を強化
  • 包括的な情報ガバナンスプログラムのための総合的なプラットフォームを提供
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ビジネスニーズ

ビジネスニーズ

ビジネス全体を通じて、一貫性や監査証跡、リスク回避を実現する情報ガバナンスを確立

エンタープライズ情報は日々増加しており、ビジネスアプリケーションがデスクトップからモバイルデバイスに移り変わるのに対し、情報自体は社内やクラウド内など任意の場所に存在しています。 ファイアウォールはもはやビジネスの"境界"ではなく、情報管理ポリシーやコンプライアンスの適用はかつてなく困難になっています。 。

世界中の企業は、情報ガバナンスイニシアチブがビジネスの様々な側面において重要な価値を持つことに気付きつつあります。 情報量が絶えず増加するのに伴って新たな法規制やポリシーが登場する中、エンタープライズ情報管理の必要性と価値が増しているからです。

 法律、規制機関、または社内の品質基準に即したコンプライアンスおよびリスク軽減の要求を満たすためのベストプラクティスとソリューションは、企業が持つ情報を資産と捉え、その生産性と効率性の向上にも目指す形へと着目させることです。 EIMソリューションでは、ビジネスプロセスの流れの中で、情報自体、その利用者および作成者を対象とするガバナンスプログラムを提供しています。

情報ガバナンスプログラムが成功させるためには、法的リスクとビジネスリスクの緩和に対するニーズと優先順位のバランスを取り、情報を活用してビジネス価値を生み出し、情報管理のコストを最小限に抑えることが求められます。

製品

レコードマネジメント製品

OpenTextレコードマネジメント

紙や電子ドキュメントに関わらず、企業内のレコードや情報に対する一貫したライフサイクル管理を提供します。

  • あらゆるコンテンツ形式を一括でアーカイブ管理
  • コンプライアンス対応時間を削減
  • メールサーバーや関連アプリケーションを最適管理し、法的要件や企業コンプライアンスを確保
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OpenText Content Suite Platform

拡張性の高いWebベースのイメージング、ドキュメント管理、ワークフロー、検索、レコードマネジメント、およびアーカイブ機能が統合されたシステムです。企業全体の電子コンテンツと紙などの物理コンテンツを整理して共有するための機能を十分に備えたセキュアな単一のプラットフォームが用意されています。

  • コンテンツをビジネスプロセスに統合
  • ビジネスの流れに即してコンテンツを提供・共有
  • コンテンツの価値を最大化し、コンテンツに関連するリスクとコストを最小化
  • コンテンツのセキュリティと整合性を強化
  • 包括的な情報ガバナンスプログラムのための総合的なプラットフォームを提供
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Auto-Classification

広範囲に亘る、一貫した情報ガバナンス戦略として、セキュアかつ透明性の高いレコードマネジメントプログラムを確立し、ビジネスユーザーに対するポリシー適用タスクを自動化します。

  • eディスカバリーによる訴訟リスク回避とストレージコストの削減
  • コンプライアンス、セキュリティ、ユーザーの生産性を向上
  • 大量のレガシーコンテンツ、電子メール、ソーシャルメディアの分類・整理する時間を短縮 
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電子メールソリューション

電子メールを安全に保存および管理し、企業内のポリシーや業界の法令に準拠できます。また、エンドユーザーは企業データにシームレスにアクセスできます。

  • 一貫性のある防御可能な方法で一時的な電子メールを削除
  • 電子メールを特定および保持して、削除しないように保護
  • ユーザーに最適な電子メールエクスペリエンスを提供
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OpenText File System Archiving

共有ファイルシステムから単一のリポジトリへのキャプチャを自動化して、コンテンツの整合性の確保、冗長性の回避、ストレージコストの削減、およびレコードマネジメントを実現します。

  • データの冗長性とIT資産を削減
  • 管理されたリポジトリ内にデータをまとめて保存
  • エンドユーザーにシームレスなアクセスを提供
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OpenText Application Governance & Archiving for Microsoft SharePoint

SharePointサイトをより効果的に管理してコンプライアンスとアーカイブの幅広いポリシーを適用し、あらゆるエンタープライズコンテンツへの自由なアクセスを可能にして、管理とストレージの継続的なコストを削減できます。

  • SharePointサイトの展開を迅速化および管理
  • すべてのエンタープライズコンテンツに対して一貫したコンプライアンスとアーカイブのポリシーを適用
  • さまざまなビジネスアプリケーション/プロセスにおいて、SharePointを通じて直接、多数のエンタープライズソースのコンテンツにアクセスできるようにすることで、ユーザーの生産性を向上
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OpenText Web Experience Management

高パフォーマンス、エンタープライズ対応レベルの拡張性、トランザクション指向のWebアプリケーション用に開発されたソリューションとして、複数のタッチポイントにダイナミックかつターゲットを絞ったインタラクションを提供します。

  • 一貫性のあるコンテンツをモバイルデバイスに最適化して表示
  • 顧客に対する魅力的なエクスペリエンスと意味のある対話で収益を増加
  • デバイスに左右されないコンテンツ中心のエクスペリエンスにより、すべての顧客タッチポイントを活用
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OpenText Tempo Social

ソーシャルワークプレイスの作成、ソーシャルマーケティング活動の拡大、ソーシャルイントラネットの構築を実現して、コラボレーション、ユーザーエクスペリエンス、コミュニケーションを強化します。

  • 対話を通じてユーザー、パートナー、顧客のつながりを強化
  • 顧客とのリレーションシップをコスト効果が高い方法で実現
  •  ビジネスとソーシャルインフラストラクチャを統合
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リソースセンター

ECM in the Cloud

お客様事例

Givaudan

"OpenText Communities of Practice is being used by the whole of the Flavors Creation team. They are using the wiki style capabilities to capture and share knowledge across the globe, enabling much greater collaboration."

Xavier Ansiaux, ECM & Social Collaboration Competence Centre Manager at Givaudan

 

Customer Story

U.S. Department of the Interior 
"We are very pleased with how effortless it has been to deploy the EES project for the DOI. It is a true testament to the strong and valuable partnership we have with OpenText. This project serves as a successful model for other government agencies looking to move their critical business information to the cloud."

Michael Beck, President and Chief Executive Officer, The IQ Business Group