FAXソリューション

OpenTextのクラウド/オンプレミス型のFAXソリューションでFAX業務のコストを削減

OpenText FAXソリューション

  • 概要
  • ビジネスニーズ
  • 製品

概要

FAXソリューションの概要

1855年に初めてFAXが誕生して以来、通信技術のさまざまな変化にもかかわらず、FAXは相変わらず情報交換の重要な手段です。なぜか？FAXは簡単で、確実な配信ができ、法的文書のコピーとして保存可能だからです。FAXは依然としてドキュメント配信の一般的な方法であり、膨大な量のFAXが日々送受信されています。

ただし、従来のFAXには制限があります。

  • FAX機と紙、トナー、独立した電話回線などを個別に用意するにはコストがかかります。 スタンドアローンのFAX機を使用する従業員は、通常、原稿を印刷し、FAX機のところへ行き、送信が終了したことを確認するために待つ必要があるので、生産性も下がりコストがかかります。
  • オフィスの業務環境において、FAX機は、FAXされるほとんどのドキュメントが生成される一般的なビジネスアプリケーションと統合されていません。
  • スタンドアローンのFAX機にはトラッキングとセキュリティの機能がありません。 FAX機では各FAXの送信者に関する監査証跡が提供されず、機密情報が含まれる受信FAXを特定のユーザーまたはグループに送ることはできません。 ドキュメントが受信されたことは確認できますが、受信されたFAXが失われたり置き忘れられたり、または適切な人に読まれたかどうかを確認することができません。

このような問題に対する解決策がOpenTextのFAXソリューションです。

  • FAX機およびそれに関連する費用をソフトウェアベースまたはクラウドベースのソリューションに置き換えることによって、コストを削減できます。 ユーザーのデスクトップおよびEメールアプリケーション、またはシステム連携でFAXを送信できるので、従業員の生産性が上がってコストを節約できます。
  • OpenTextのFAXソリューションは、デスクトップまたはWEBでのFAX処理を提供し、多くの多機能プリンタと統合できるので、ユーザーはデジタル文書だけではなく、印刷された資料もFAXで送信できます。
  • 送受信されるすべてのFAXを監査証跡で確実にトラッキングします。 受信したFAXを受信者のメールアドレスに送ることによって、プライバシーを保護します。

 

ビジネスニーズ

OpenTextのFAXソリューション

コストを削減し、ビジネス速度を高め、リスク軽減をサポートします

組織の規模に関わらず、OpenText の FAXソリューションは、FAXによる文書送付を既存のアプリケーションと統合、自動化するソリューションを提供します。これにより紙ベースの運用コストを減少し、従業員の生産性を向上させ、スタンドアロンのFAX機やセキュアでない電子メール通信で生じる情報漏洩･紛失等のリスクを軽減することができます。

FAXのクラウド化でFAX機や複合機のコストを削減

FAX機の継続的な使用は、メンテナンスや送受信処理に要する時間、リースや消耗品、そして償却資産として課税対象となります。企業の課題としてあまり表面にでてこないこの問題は、効率化を求め、継続的に生産性を最適化するように求められる企業において改善が求められています。そのような現状を踏まえた結果、企業はFAX機および周辺インフラをより機敏で効率的かつ費用対効果の高い方法で置き換えようと模索しています。つまり、従来の手動による紙ベースプロセスや、IT 部門が自己裁量で維持しなければならないオンプレミスのハードウェアの帯域幅の量に大きく依存しない手段です。

ビジネスの目標:

  • スタンドアロンのFAX機の削減
  • 消耗品の消費量の削減
  • 従業員の生産性向上
  • セキュリティ/プライバシー/コンプライアンスを確保

FAXのシステム連携

現在の経済状況は、独自の受信者に大量のFAX紙を送信することに関して発生するコストを削減し、経済速度を増加させようという重大な組織的必要性を生み出しています。加えて、様々な自動ワークフロープロセスを開始するためには着信FAX文書を受信するための効率的な方法が必要です。最後に、組織はこれらの要請を、オンプレミスのFAXサーバー、FAX機、インフラストラクチャを管理する上での負担を低減させるような方法で満たす必要があります。

既に稼動している業務アプリケーションとの連携もFAXの自動化に欠かせない要素です。営業やマーケティング、カスタマーサポート部門に導入されているSFAやMAといったクラウドサービスとの連携や、基幹系にと連携した帳票ツールとの連携もOpenTextならクラウド、オンプレミス、そしてハイブリッドのFAXソリューションでお客様のニーズに合わせた製品で実現が可能です。

ビジネスの目標:

  • 効率的なプロセスの改善
  • 大容量の通信コストを削減
  • セキュリティとコンプライアンスの維持改善
  • 紙の消費量を削減
  • 顧客サービスの質を向上

製品

FAXソリューション製品

OpenText クラウドFAX

企業向けのクラウドFAXサービスに移行することで、現在お使いのFAX業務の効率、パフォーマンス、セキュリティを向上させることができます。

クラウドFAXは次の機能を提供します。

  • エンタープライズクラスのセキュリティ
  • 自動フェイルオーバーと冗長性を完備
  • データ主権のオプション
  • 迅速な拡張性
  • ERP などバックエンドシステムとの統合
  • MFP（複合機）との統合
詳細

OpenText RightFax

RightFaxは社内またはハイブリッド用のエンタープライズFaxソリューションであり、デスクトップおよびビジネスアプリケーションと統合して、生産性を最大にし、リスクを抑え、コストを削減します。

RightFaxは次の機能を提供します。

  • 柔軟な統合
  • 堅牢な構成
  • 柔軟なカスタマイズ
  • デスクトップまたは業務システム連携
  • 完全な監査証跡とFAXアーカイブオプション
詳細

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