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OpenText Document Management

  • 概要
  • 特長

電子ドキュメントの取得、保管、トラッキングまで、
ドキュメントに関する一連のライフサイクルをOpenTextで管理

OpenText Content Serverは、OpenText Enterprise Content Suiteのコンテンツ・リポジトリの中核として、ドキュメント管理のテクノロジー基盤です。企業全体のビジネスコンテンツとドキュメントのライフサイクルを通じて、各コンテンツを確実に保管・管理することで、徹底管理を実現します。

Content Server を活用することで、次のような点が実現されます。

  • より良い企業ガバナンスのプラクティスを実装し、コンプライアンスのリスクを減少
  • より早く、簡単な情報検索で従業員の生産性を向上
  • 生産性を加速、費用と設置のコストを削減し、投資利益率(ROI)を増加
  • ニーズに合わせてOpenText Document Managementを拡張することで、さらなる活用を促進

ソリューションのポイント:

  • より良いガバナンスプラクティスで企業リスクを減少
  • 費用対効果の高い導入・活用により、ROIを増大
  • 企業の俊敏性と従業員の生産性を向上
  • 電子ドキュメントの価値を引き出し、活用可能に
  • テクノロジーへの投資を最適化

 

  • エンタープライズ仕様: コンテンツとドキュメントを多用するアプリケーションにとって理想的なデータベースプラットフォームで強力なパフォーマンスを提供するOracle 11g R2とOracle RACデータベースに対応しています
  • 電子ドキュメントの管理と共有: Document Managementは、どんなフォーマットの電子ドキュメントも管理します。電子ドキュメントを階層分けされたフォルダで管理でき、企業ワークスペース、プロジェクト・ワークスペース、パーソナル・ワークスペースの3種類の中から、仕事のスタイルに合わせたドキュメントの組み合わせができます。
  • カスタムメタデータのドキュメント適用: Document Management では、メタデータと呼ばれる各種情報を、ドキュメントと関連付けることができます。メタデータはインデックス化されており、お好みの基準に合わせたドキュメントのレポート作成と検索ができます。更に、自分で属性を追加できるので、属性管理の精度を向上、クエリの精度を高めます。
  • 階層に従ったドキュメント分類:複数の分類項目を、オリジナルの場所にあるドキュメントに関連付けられます。これにより、複数のドキュメントのコピーを作らずに、フォルダ構造内とは異なる分類で、Document Management のリポジトリ内にあるドキュメントを検索、ブラウズする事ができます。
  • ドキュメントの評価と批評: Document Managementは、ドキュメントの価値を評価し、そのドキュメントの関連情報として保存され、他のユーザーが閲覧できる批評を作成できます。ユーザーに高評価のドキュメントのリストを提供し、更にドキュメントをトラッキングし、最新ドキュメント、アクセス頻度の高いドキュメントを表示します。
  • 変更依頼、レビュー、承認プロセスの自動化: Document Managementの Workflow Designerツールでドキュメント変更リクエストや、ドキュメントレビュー、承認プロセスなどのドキュメント管理を自動化し、正確性、一貫性を保証します。 必要に応じたプロセスのデザイン、または規制機関の基準に則したプロセスのデザインをお選びいただけます。
  • 人気オーサリングツールから直接作業: Document Managementは、Lotus MailやMicrosoft Word、Excel、PowerPoint、Outlookなどのデスクトップオーサリングツールのドキュメントを、コンテンツのリポジトリから直接開いたりセーブしたりすることができます。エクスプローラを使い、ドキュメントやフォルダのドラッグ&ドロップをリポジトリとデスクトップ間で行うことができます。Document ManagementはWebDAVプロトコルにも対応しており、WebDAVデスクトップアプリケーションとリポジトリを直接つなげることもできます。
  • リポジトリからドキュメントを電子メールで送受信: OpenText Document Managementのリポジトリ内のフォルダに固有のメールアドレスを割り当て、ドキュメントをメール添付し、直接指定したフォルダに送ることができます。リポジトリ内のドキュメントにはメール機能がついており、ドキュメントのリンク、またはドキュメント自体を、どんな相手にもメール送信することができます。
  • パーミッション」でドキュメントへのアクセスを調整: 9段階のパーミッションをDocument Managementリポジトリ内のドキュメント、またはフォルダに設定できます。これにより、会社の方針に合ったグループや、個人にアクセス権限の種類を割り当てることが可能になります。例えば、ユーザーによってドキュメントの閲覧できないもの、閲覧のみ、またはドキュメントの削除や変更の権限を持つものなどです。
  • 全ドキュメントイベントの監査: Document Managementの監査証跡機能で、自動的にドキュメントに実行できる全てのイベントの日付、時間、実行者を記録できます。記録できるイベントの内容は、ドキュメント作成、名前の変更、バージョンの追加と削除、閲覧などです。
  • シンプルまたは高度なサーチ機能でドキュメントを検索: Document ManagementのWebインターフェイスには、全てのページにシンプルサーチ機能が用意され、フォルダ内、またはリポジトリ全体からの全文、または自然言語クエリに対応しています。このソリューションには、カスタムメタデータや分類システム、ブール演算子、他にもSoundexなどの修飾キー、類語辞典などから検索クエリを組み立てる高度なサーチ機能もあります。検索結果ページではランキング、自動要約、クラスタ化された結果テーマ、ヒット強調表示、類似検索などのオプションを表示します。ユーザーはクエリ、結果のスナップショット、マルチ検索フォームのテンプレートを保存できます。
  • ドキュメントのバージョン管理と規制: Document Management のチェックアウト、チェックイン機能を使ってドキュメントのバージョンを規制し、複数の作者がお互いの作業を上書きするのを防ぎます。ユーザーがドキュメントを閲覧する時、他のユーザーは、閲覧はできても変更を加えることはできません。全てのユーザーは、完全なバージョン履歴にアクセスし、過去のバージョンの内容を確認することができます。
  • ドキュメント使用レポートの作成: Document Managementにはもっとも大きなサイズのドキュメント、特定のユーザーの所有する全てのドキュメントのリストなどの事前に定義されたレポート機能があります。 更に、Document Managementにはカスタムレポートを組み立てるためのツールも含まれています。
  • コンパウンド(複合)ドキュメント管理: Document Managementの複合ドキュメントコンテナを使い、複数のドキュメントファイルで構成されたドキュメントの管理ができます。複合ドキュメントの中のサブドキュメントを整理し、階層化された複合ドキュメントの作成ができます。複合ドキュメントの多少の変更と重要なリリースの作成や、特定のリリースまたは変更を指摘するリンクの作成が可能です。