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OpenText Email Monitoring for Microsoft Exchange

  • 概要
  • 機能

お客様の組織内において規制対象となるすべての電子メールコミュニケーションの取得、ライフサイクルの管理および証拠開示の効率化

OpenText Email Monitoring for Microsoft Exchange (旧製品名: Livelink ECM - Email Archiving for Microsoft Exchange) は、お客様の組織内における特定のアカウントで送受信されるすべての 電子メールコンテンツのアーカイブおよび検索の強力なソリューションを提供し、特定のユーザーやグループのあらゆる電子コミュニケーションを完全にアーカイブならびに監査できるようにします。

たとえば金融サービス機関の場合、すべてのディーラーとブローカー間のコミュニケーションを即時に監査できるように準備しておく必要がありますが、ジャーナリングというすべての 電子メールコミュニケーションを取得するこのプロセスを使用すると、確実に法規制遵守できるようになります。

メリット

  • コンプライアンス特化型の Office 365 用アーカイブ保管サポート
  • コンプライアンスをコミュニケーションのトランスペアレントな部分として取り込み
  • ジャーナリングされた電子メールのセキュリティを確実に保護
  • 法的な対応および訴訟プロセスに対応
  • SEC 17a-4 および NASD 3010 など、世界中のコンプライアンス要件に対応
  • 総合的なコンプライアンスソリューションへ拡大可能
  • 分類機能による電子メールの保存と廃棄の管理: Email Monitoring for Microsoft Exchange では、すべての電子メールに関して構造的な保存/廃棄管理を行い、電子メールの保存期間や自動廃棄の時期を指定できます。

    さらに自動分類機能により、電子メールのコンテンツから関連するメタデータ (重要度フラグまたは日付などによって) を抽出し、適切な分類および保管ライフサイクルを適用します。指定した期間が経過すると、Email Monitoring for Microsoft Exchange はアーカイブされた電子メールが削除されていることを確認します。
  • 情報の保管方法を管理: 規制では単に情報の保存期間のみでなく、保存方法についても指定されることがよくあります。たとえば SEC 17a-4 では、組織はディーラーとブローカーとの間で交わされた適切なメール文書を、書き換え不能なストレージメディアに 3 年間保管することが求められます。Email Monitoring for Microsoft Exchange を使用すると、電子メールが法的規制に遵守した方法で適切なストレージメディアに保管されていることを確認するプロセスを自動化できます。
  • 電子メールを検索、読み込み、表示した人物を監視: 包括的な監査証跡機能により、特定の電子メールをアーカイブから読み込み、表示した人物に関するレコードが提供されます。ジャーナリングされた電子メールに関しては、イベントの履歴も監査証跡に含まれます。監査証跡には、その項目に対して実行された操作の種類、操作の日時および操作を実行したユーザーのリストが記載されます。その操作にファイル名の変更やメタデータの更新といった変更が含まれる場合は、監査証跡には古い情報も記録されます。
  • OpenText の強力な検索エンジン技術を使用して電子メールコンテンツを検索: 高度な検索フォームにより、マネージャーおよび監査役はシステムおよびカスタムメタデータ、保管ならびに廃棄の分類、ブール演算子、Soundex やシソーラスなどの修飾子を使用して複雑な検索クエリを構築できます。検索結果のページには、結果の順位付け、自動要約、結果テーマのグループ分け、ヒットした結果のハイライトおよび類似検索などが表示されます。また、クエリ、結果のスナップショット、複数の検索フォームテンプレートを保存することも可能です。

    検索した電子メールは検索結果からワンクリックでアクセスでき、すぐにメッセージを読み込んで表示することができます。
  • オプションの監督機能で拡張: アーカイブされた電子メールコンテンツを任意にサンプリングで抽出し、社内の検証担当者へのルーティングプロセスを自動化します。その後検証担当者は、外部の規制要件 (SEC 17a-4 など) または社内のポリシー要件 (見積もりの監視など) に準拠して電子メールを等級付けることができます。
  • クライアントのインストールが不要なため採用を効率化: ユーザーのワークステーション上に個別にインストールする必要がないため、お客様の組織内で必要とされる数のユーザーに迅速かつ効率的に展開できます。さらに、電子メール機能の動作に関するユーザーエクスペリエンスはまったく変わらないため、即時採用を可能にします。

ECM 関連ダウンロード (英語)

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